Per molti anni la telefonia aziendale è stata qualcosa di molto semplice: un numero fisso, un apparecchio sulla scrivania e, nelle realtà più strutturate, un centralino con alcuni interni.
Il telefono squillava in ufficio e, per rispondere, bisognava essere lì.
Oggi l’apparecchio può sembrare quasi identico, ma ciò che si trova dietro è completamente cambiato. La telefonia VoIP consente al numero aziendale di non essere più legato a una singola linea, a una scrivania o persino a una sede precisa.
Non significa soltanto telefonare attraverso Internet. Significa poter organizzare le comunicazioni in modo più flessibile e coerente con il modo in cui lavorano oggi aziende e professionisti.
Il numero aziendale non rimane più sulla scrivania
Con un sistema VoIP, lo stesso numero può essere utilizzato attraverso dispositivi diversi:
- un telefono IP da scrivania;
- un computer;
- un’applicazione sullo smartphone;
- postazioni presenti in sedi differenti.
Per il cliente non cambia nulla: continua a chiamare il numero aziendale che già conosce.
A cambiare è ciò che accade all’interno dell’attività. La chiamata può raggiungere una persona, un gruppo di collaboratori o un altro dispositivo, seguendo regole definite in base agli orari e all’organizzazione del lavoro.
Un tecnico può rispondere mentre si trova presso un cliente, un professionista può utilizzare il numero aziendale anche quando lavora da casa e un collaboratore può ricevere una chiamata senza dover comunicare il proprio numero personale.
Dal centralino alle comunicazioni unificate
Il VoIP, però, non riguarda soltanto le chiamate.
Un sistema come 3CX è una piattaforma di comunicazione unificata: riunisce in un unico ambiente la telefonia aziendale e altri strumenti di comunicazione e collaborazione.
Attraverso lo stesso sistema è possibile gestire chiamate e interni, utilizzare chat e videoconferenze e, in base alla configurazione adottata, integrare anche canali come live chat, WhatsApp e SMS.
Questo evita di utilizzare tanti strumenti completamente separati e permette alle persone di comunicare da telefono, computer, browser o smartphone mantenendo un’organizzazione centralizzata.
Il telefono da scrivania, quindi, non viene necessariamente sostituito. Rimane parte del sistema, ma non ne rappresenta più il limite.
Non è una soluzione riservata alle grandi aziende
Quando si parla di centralino, molte piccole attività immaginano uffici con decine di dipendenti e telefoni.
In realtà, anche un’attività composta da poche persone può avere bisogno di utilizzare un unico numero aziendale, rispondere fuori sede, separare le comunicazioni personali da quelle professionali o gestire meglio giorni e orari di apertura.
Il valore di un sistema VoIP non dipende dal numero di apparecchi installati, ma da quanto può rendere più semplice e ordinato il lavoro quotidiano.
Una telefonia che segue l’azienda
La telefonia aziendale non è più uno strumento isolato. Può diventare parte dell’infrastruttura informatica insieme alla rete, alla connettività e agli altri servizi utilizzati ogni giorno.
Non tutte le aziende hanno le stesse esigenze e non tutte hanno bisogno delle medesime funzioni. Conoscere queste possibilità, però, è il primo passo per capire se il sistema utilizzato oggi sia ancora adeguato al proprio modo di lavorare.
Nei prossimi articoli approfondiremo perché un centralino può essere utile anche quando i telefoni sono pochi, quali limiti può avere l’utilizzo dei soli cellulari, come gestire le chiamate fuori sede e cosa prevedere in caso di problemi alla connessione.
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